שיתוף תהליך עבודה

אתם יכולים לשתף עם משתמשים אחרים בארגון תהליכי עבודה שיצרתם והפעלתם באמצעות Workflow Builder.

בעזרת שיתוף תהליכי עבודה, אתם יכולים:

  • לשתף תהליכי עבודה פעילים עם משתמשים וקבוצות בארגון.
  • הגדרת לוחות זמנים מותאמים אישית להרצה או טריגרים מבוססי-אירועים.
  • מעקב אחרי הפעלות של תצוגה מקדימה והפעלות אוטומטיות.
  • משכפלים תהליכי עבודה משותפים כדי להתאים אישית את השלבים שלהם.

בהתאם להגדרות של בקרת התכונות באפליקציה, יכול להיות שתצטרכו שאדמין יבדוק ויאשר את הבקשה שלכם לפני שתוכלו לשתף תהליך עבודה.

אם אתם משתפים תהליך עבודה, האנשים ששיתפתם איתם את תהליך העבודה יראו את הגרסה הפעילה וישתמשו בה.

שיתוף תהליך עבודה

כדי לשתף תהליך עבודה:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית Gemini Enterprise ועוברים לדף Agent Gallery.

    מופיע הדף Agent Gallery (גלריית הסוכנים) עם כל הסוכנים המוכנים מראש והסוכנים בהתאמה אישית.

  2. בקטע הסוכנים שלך, מוצאים את תהליך העבודה שרוצים לשתף.

  3. בפינה השמאלית העליונה של הכותרת ב-Workflow Builder, לוחצים על סמל השיתוף Share.

  4. מזינים את כתובות האימייל של המשתמשים או קבוצות Google שרוצים לשתף איתם את תהליך העבודה.

  5. לוחצים על סיום.

אמצעי בקרה לבדיקה של אדמין

כברירת מחדל, בעלי תהליכי עבודה יכולים לשתף את תהליכי העבודה שלהם עם כל משתמש בארגון שלהם בלי אישור מאדמין של האפליקציה. עם זאת, אדמינים של אפליקציות יכולים לשנות את ההגדרות של אמצעי הבקרה על התכונות באפליקציה כדי לחייב בדיקה ואישור של אדמין לתהליכי שיתוף באפליקציה.

כברירת מחדל, בעלי תהליכי עבודה לא יכולים לשתף את תהליכי העבודה שלהם עם קבוצות. עם זאת, האדמין של אפליקציית Gemini Enterprise יכול לאפשר למשתמשים לשתף תהליכי עבודה עם קבוצות ב-Google, עם או בלי אישור של האדמין.

תהליך השיתוף

רק השיתוף הראשוני של תהליך עבודה דורש בדיקה ואישור של אדמין. גרסאות עתידיות של תהליך העבודה לא יצטרכו אישור מחדש.

כשמופעלת בדיקה של אדמין, תהליך העבודה משותף בשני שלבים:

  1. הבעלים של תהליך העבודה משתף אותו עם משתמש אחד או יותר או עם קבוצות ב-Google.

  2. האדמין של האפליקציה בודק את בקשת השיתוף ומאשר או דוחה אותה.

בדיקת בקשת שיתוף

האדמינים של האפליקציה אחראים לבדוק ולנהל את הבקשות לשיתוף תהליכי עבודה.

המסוף

כדי לבדוק בקשת שיתוף בתור אדמין של האפליקציה:

  1. במסוף Google Cloud , נכנסים לדף Gemini Enterprise‏> Apps.

    Gemini Enterprise

  2. לוחצים על שם האפליקציה שמכילה את תהליך העבודה.

  3. בתפריט הניווט של האפליקציה, לוחצים על נציגים.

  4. בעמודה הרשאות משתמש, מחפשים את תהליך העבודה עם הפעולה בדיקת בקשת שיתוף.

    שיתוף בקשה לבדיקת תהליך עבודה

  5. לוחצים על בדיקת בקשת השיתוף.

  6. בחלונית בקשת שיתוף:

    • בודקים את רשימת הגישה בקטע התקבלה בקשה לשיתוף עם המשתמשים הבאים.
    • אופציונלי: משנים את רשימת הגישה כדי להוסיף או להסיר חשבונות משתמשים, קבוצות Google או מאגרי זהויות של WIF.

  7. כדי לאשר את הבקשה ולתת גישה, לוחצים על אישור והפעלה.

  8. כדי לדחות את הבקשה, לוחצים על דחייה.

שימוש בתהליך עבודה משותף

כשבעלי תהליך עבודה משתפים איתכם תהליך עבודה, אתם יכולים לגשת להגדרות הגרף שלו ולצפות בתצוגה מקדימה. למרות שתרשים תהליך העבודה הוא לקריאה בלבד למשתמשים משותפים, אתם יכולים להריץ תצוגה מקדימה באופן ידני, להגדיר את הגדרות הטריגר שלכם, לצפות בהיסטוריית ההרצה שלכם או ליצור עותק של תהליך העבודה.

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים Agents (סוכנים).
  3. עוברים לקטע קבצים ששותפו איתי > מהארגון שלך.

  4. לוחצים על זרימת העבודה המשותפת שרוצים לראות. תהליך העבודה מופעל בפריסת מעצב לקריאה בלבד, שבה מוצג תרשים הצמתים הפעיל. הערה: אם תהליך העבודה המשותף מושעה או מושבת, אזור העריכה של Workflow Builder לא מוצג ואי אפשר להפעיל אותו, אבל עדיין אפשר לראות את ההפעלות הקודמות שלו.

  5. אופציונלי: כדי להריץ בדיקה ידנית של תהליך העבודה:

    • בפינה השמאלית העליונה של הכותרת ב-Workflow Builder, לוחצים על תצוגה מקדימה.
    • מפעילים את התצוגה המקדימה. אם ההרצה של התצוגה המקדימה נכשלת כי מחבר שמשמש את זרימת העבודה לא מורשה, לוחצים על הפעלת מחברים מתחת להודעת השגיאה כדי להשלים את תהליך OAuth.

הגדרת טריגרים משלכם

הטריגרים בתהליך עבודה משותף הם ספציפיים למשתמש. אתם יכולים להגדיר לוח זמנים מותאם אישית להרצה או מסנני אירועים כדי להריץ באופן אוטומטי תהליך עבודה משותף.

כדי להגדיר טריגרים משלכם, מבצעים את הפעולות הבאות:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של האתר, לוחצים על סמל הנציגים נציגים > גלריה.
  3. עוברים לקטע Shared with me (קבצים ששותפו איתי) > From your org (מהארגון שלך) ולוחצים על תהליך העבודה המשותף שרוצים להגדיר לו טריגר.

  4. ניגשים להגדרת הטריגר:

    • בוחרים בתפריט פעולות > הגדרת טריגרים.
    • אפשרות נוספת היא לפתוח את תהליך העבודה באזור העריכה של Workflow Builder, ללחוץ על שם תהליך העבודה ולבחור באפשרות הגדרת טריגרים.

  5. אפשר להגדיר טריגר באחד מהמצבים הבאים:

    • ‫Schedule: בוחרים באפשרות Run on a schedule ומגדירים מתי תהליך העבודה יפעל (למשל, התדירות ואזור הזמן).
    • אירוע: בוחרים באפשרות הפעלה באירועים באפליקציה ומגדירים את מסנני האירועים כדי לציין מתי תהליך העבודה יפעל. לדוגמה, עבור טריגר של אירוע ב-Google Drive, אפשר לסנן לפי שדות כמו בעלים (למשל מזהה Google כמו janedoe), שם, סוג MIME, זמן השינוי או תיקיית אב. בוחרים אופרטור (כמו contains או equals), מזינים ערך ומשלבים כמה כללים באמצעות התנאים AND או OR.

  6. אם בתהליך העבודה נעשה שימוש במחברים שנדרש אימות כדי להשתמש בהם (לדוגמה, מחברים שמשמשים בשלב בתהליך העבודה ולא בטריגר עצמו), צריך להפעיל את המחברים ולתת להם הרשאה בעורך של אזור העריכה של Workflow Builder כשמוצגת הנחיה.

  7. לוחצים על Save. הטריגר נשמר ומפעיל את תהליך העבודה באופן אוטומטי. אתם יכולים להפעיל את תהליך העבודה באופן ידני כדי לראות מה יקרה כשהטריגר של לוח הזמנים או האירוע יפעיל את תהליך העבודה הזה. אם רוצים להפסיק את הפעלת תהליך העבודה, בוחרים באפשרות Don't run on app events או באפשרות Don't run on a schedule בתיבת הדו-שיח Set up triggers.

הצגת ההרצות

כדי לראות את ההרצות:

אפליקציה

  1. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים Agents (סוכנים).
  2. עוברים לקטע Shared with me > From your org ולוחצים על תהליך העבודה המשותף.
  3. ב-Workflow Builder, לוחצים על הכרטיסייה הפעלות.
  4. לוחצים על הפעלה ספציפית כדי לראות את יומני הביצוע שלה ואת המעקב אחרי כל שלב.

מידע נוסף זמין במאמר הרצות של תהליכי עבודה.

יצירת עותק של תהליך עבודה משותף

תהליכי עבודה משותפים הם לקריאה בלבד למשתמשים ששותפו, מלבד הגדרות הטריגרים שלהם. אם אתם רוצים לערוך ולהתאים אישית את השלבים של תהליך עבודה משותף, אתם יכולים ליצור עותק בסביבת העבודה שלכם.

כדי ליצור עותק של תהליך העבודה המשותף שאפשר לערוך, מבצעים את הפעולות הבאות:

אפליקציה

  1. פותחים את אפליקציית האינטרנט של Gemini Enterprise בדפדפן.
  2. בתפריט הניווט של אפליקציית האינטרנט, לוחצים על סמל הסוכנים סוכנים > גלריה.
  3. עוברים לקטע Shared with me > From your org ולוחצים על תהליך העבודה המשותף שרוצים להעתיק.
  4. ב-Workflow Builder, לוחצים על שם תהליך העבודה ובוחרים באפשרות יצירת עותק. העותק נוסף לרשימה הסוכנים שלך.

יחסי תלות משותפים בתהליך העבודה

אם תהליך העבודה שלכם מייבא תהליכי עבודה אחרים (תהליכי משנה) ומפנה אליהם בשלבים שלו, חשוב לזכור את הדברים הבאים:

  • דרישות גישה: כשאתם משתפים תהליך עבודה ראשי או מייבאים תהליך עבודה לתהליך העבודה שלכם, ודאו שלכל המשתמשים ברשימת הגישה יש גם גישה לכל תהליכי המשנה המיובאים.
  • כשלים בהרצה: אם משתמש מריץ תהליך עבודה בלי גישה לתהליך משנה מיובא, ההרצה נכשלת ומוצגת הודעה שבה הוא מתבקש לבקש גישה מהבעלים.

מגבלות על השיתוף

כשמשתפים תהליך עבודה, חלות המגבלות הבאות:

  • מקסימום 1,500 חשבונות פרטיים: Workflow Builder מנהל את הגישה של הנציגים באמצעות Google Cloud כללי מדיניות ההרשאה של IAM, שמגבילים את מספר החברים ל-1,500 לכל מדיניות. אם תשתפו נציג עם יותר מ-1,500 חשבונות משתמשים, הפעולה תיכשל ותופיע השגיאה הבאה:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • שימוש בקבוצות כדי לשתף בקנה מידה רחב: כל קבוצה ב-Google Groups או ב-Workspace נספרת כחבר אחד במגבלת המדיניות של 1,500 חברים. אם אתם צריכים לשתף סוכן עם מאות או אלפי קולגות בארגון, בקשו ממנהל האפליקציה להפעיל שיתוף קבוצתי והזינו כתובות אימייל קבוצתיות (לדוגמה, support-team@example.com) במקום חשבונות משתמשים בודדים.

רשימה מלאה של מגבלות המערכת זמינה במאמר מכסות ומגבלות של Workflow Builder.

לתשומת ליבכם

  • אם הבעלים של תהליך העבודה מפעיל גרסה חדשה או מעדכן את הגרסה הפעילה של תהליך העבודה, כל המשתמשים המשותפים מריצים באופן אוטומטי את הגרסה הפעילה החדשה בהפעלות הבאות.

  • אם תהליך עבודה מושבת או מושהה, אזור העריכה של Workflow Builder לא מוצג ומשתמשים ששותפו לא יכולים להריץ את תהליך העבודה, אבל הם עדיין יכולים לראות את היסטוריית ההרצות הקודמות ואת יומני הסשנים בגלריה Runs. אם מבטלים את השיתוף של תהליך העבודה, משביתים אותו או מוחקים אותו, המשתמשים ששיתפו איתם את התהליך מאבדים את הגישה המלאה, כולל הגישה להיסטוריית ההרצות הקודמות ולסשנים.

  • פעולות שמשנות נתונים חיצוניים דורשות אישור של האדם שבתהליך (HITL), חוץ מאימיילים או אירועים ביומן שאתם שולחים לעצמכם.

  • אדמינים של אפליקציות יכולים להעביר את הבעלות על תהליך עבודה משותף למשתמש אחר או לעצמם במסוף Google Cloud . אם בתהליך העבודה יש טריגר של לוח זמנים או טריגר של אירוע, פעולת ההעברה מסמנת אותם כלוחות זמנים או אירועים מושבתים, והבעלים החדשים צריכים להפעיל אותם לפני השימוש בנציג. מידע נוסף זמין במאמר העברת הבעלות על הנציג.

המאמרים הבאים