Workflow Builder を使用して作成し、リリースしたワークフローを、組織内の他のユーザーと共有します。
ワークフローを共有すると、次のことができます。
- 組織内のユーザーやグループとライブ ワークフローを共有する。
- カスタム実行スケジュールまたはイベントベースのトリガーを設定する。
- プレビューの実行と自動実行を追跡する。
- 共有ワークフローを複製して、ステップをカスタマイズする。
アプリの 機能管理の構成によっては、 ワークフローを共有する前に、管理者にリクエストの確認と承認を依頼する必要があります。
ワークフローを共有すると、ワークフローが共有されたユーザーはライブ バージョンを表示して使用できます。
ワークフローを共有する
ワークフローを共有する手順は次のとおりです。
アプリ
Gemini Enterprise app を開き、[Agent Gallery] ページに移動します。
[Agent Gallery] ページが表示され、事前構築済みエージェントとカスタム構築のエージェントがすべて表示されます。
[エージェント] セクションで、共有するワークフローを見つけます。
Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、 [
共有] をクリックします。ワークフローを共有するユーザーまたは Google グループのメールアドレスを入力します。
[完了] をクリックします。
管理者による確認の制御
デフォルトでは、ワークフローのオーナーは、アプリ管理者の承認なしで、組織内の任意のユーザーとワークフローを共有できます。ただし、アプリ 管理者は、アプリ 機能管理の構成 を変更して、アプリでワークフローを共有する際に管理者の確認と承認を必須にすることができます。
デフォルトでは、ワークフローのオーナーはワークフローをグループと共有できません。 ただし、Gemini Enterprise app 管理者は、管理者の承認の有無にかかわらず、ワークフローを Google グループと共有できるように選択できます。
共有プロセス
ワークフローの最初の共有のみ、管理者の確認と承認が必要です。ワークフローの以降の改訂では、再承認は必要ありません。
管理者の確認が有効になっている場合、ワークフローの共有は 2 段階のプロセスで行われます。
ワークフローのオーナーが、1 人以上のユーザーまたは Google グループとワークフローを共有します。
アプリ管理者が共有リクエストを確認し 、承認または拒否します。
共有リクエストを確認する
アプリ管理者は、ワークフローの共有リクエストを確認して管理する責任を負います。
Console
アプリ管理者として共有リクエストを確認する手順は次のとおりです。
Google Cloud コンソールで、[Gemini Enterprise] > [アプリ] ページに移動します。
ワークフローを含むアプリの名前をクリックします。
アプリのナビゲーション メニューで、[エージェント] をクリックします。
[ユーザー権限] 列で、[共有リクエストを確認] アクションを含むワークフローを見つけます。
[共有リクエストを確認] をクリックします。
[共有リクエスト] ペインで、次の操作を行います。
- [次のユーザーとの共有をリクエストしました] のアクセスリストを確認します。
- 省略可: アクセスリストを変更して、ユーザー アカウント、Google グループ、WIF ID プールを追加または削除します。
リクエストを承認してアクセス権を付与するには、[Approve and enable] をクリックします。
リクエストを拒否するには、[拒否] をクリックします。
共有ワークフローを使用する
ワークフローのオーナーがワークフローを共有すると、グラフ構成にアクセスしてプレビューできます。共有ユーザーはワークフロー グラフを読み取り専用で表示できますが、プレビューを手動で実行したり、 独自のトリガー設定を構成したり、 独自の実行履歴を表示したり、または ワークフローのコピーを作成したりできます。
アプリ
- ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
- ウェブアプリのナビゲーション メニューで、
[エージェント] をクリックします。 - [自分と共有 > 組織から] セクションに移動します。
表示する共有ワークフローをクリックします。 ワークフローが読み取り専用のデザイナー レイアウトで起動し、ライブノードグラフが表示されます。 注: 共有ワークフローが一時停止または無効になっている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、実行できませんが、以前の実行を表示することはできます。
省略可: ワークフローの手動テスト実行を行うには:
- Workflow Builder キャンバスの右上にあるヘッダーで、[プレビュー] をクリックします。
- プレビューを実行します。ワークフローで使用されているコネクタが承認されていないため、プレビューの実行が失敗した場合は、エラー メッセージの下にある [Enable Connectors] をクリックして OAuth フローを完了します。
独自のトリガーを設定する
共有ワークフローのトリガーはユーザー固有です。カスタム実行スケジュールまたはイベント フィルタを構成して、共有ワークフローを自動的に実行できます。
独自のトリガーを設定する手順は次のとおりです。
アプリ
- ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
- ウェブアプリのナビゲーション メニューで、
[エージェント] > [ギャラリー] をクリックします。
- [自分と共有 > 組織から] セクションに移動し、トリガーを設定する共有ワークフローをクリックします。
トリガー構成にアクセスします。
- [Actions] メニュー > [トリガーの設定] を選択します。
- または、Workflow Builder エディタ キャンバスでワークフローを開き、ワークフロー名をクリックして [トリガーの設定] を選択します。
トリガーは、次のいずれかのモードを使用して構成できます。
- スケジュール: [スケジュールに基づいて実行] を選択し、ワークフローを実行するタイミング（頻度やタイムゾーンなど）を構成します。
- イベント: [アプリのイベントで実行] を選択し、イベント フィルタを構成して、ワークフローを実行するタイミングを指定します。
たとえば、Google ドライブのイベント トリガーの場合は、
[**オーナー**]（
janedoeなどの Google ID）、 [**名前**]、[**MIME タイプ**]、[**変更時刻**]、[**親フォルダ**] などのフィールドでフィルタできます。演算子（[含む] や [次に等しい] など）を選択し、値を入力して、AND 条件または OR 条件を使用して複数のルールを組み合わせます。
ワークフローで認証が必要なコネクタ（トリガー自体ではなく、ワークフロー ステップで使用されるコネクタなど）を使用する場合は、プロンプトが表示されたら、Workflow Builder キャンバス エディタでコネクタを有効にして承認します。
[保存] をクリックします。 トリガーが保存され、ワークフローが自動的に実行されます。ワークフローを 手動でトリガー して、スケジュールまたはイベント トリガーがこの ワークフローを実行したときに何が起こるかをプレビューできます。 ワークフローの実行を停止する場合は、[アプリのイベントで実行しない] または [スケジュールに基づいて実行しない] を [トリガーの設定] ダイアログで選択します。
実行を表示する
実行を表示する手順は次のとおりです。
アプリ
- ウェブアプリのナビゲーション メニューで、
[エージェント] をクリックします。
- [自分と共有 > 組織から] セクションに移動し、共有ワークフローをクリックします。
- Workflow Builder キャンバスで、[実行] タブをクリックします。
- 特定の実行をクリックすると、実行ログとステップごとのトレースが表示されます。
詳細については、 ワークフローの実行をご覧ください。
共有ワークフローのコピーを作成する
共有ワークフローは、トリガー構成を除き、共有ユーザーに対して読み取り専用です。共有ワークフローのステップを編集してカスタマイズする場合は、独自のワークスペースにコピーを作成できます。
共有ワークフローの編集可能な複製を作成する手順は次のとおりです。
アプリ
- ブラウザで Gemini Enterprise ウェブアプリを開きます。
- ウェブアプリのナビゲーション メニューで、
[Agents] > [Gallery] をクリックします。
- [自分と共有 > 組織から] セクションに移動し、コピーする共有ワークフローをクリックします。
- Workflow Builder エディタ キャンバスで、ワークフローのタイトルをクリックし、[コピーを作成] を選択します。 コピーが [エージェント] リストに追加されます。
共有ワークフローの依存関係
ワークフローで他のワークフロー（サブワークフロー）をインポートして参照する場合は、次の点に注意してください。
- アクセス要件: 親ワークフローを共有する場合、またはワークフローにワークフローをインポートする場合は、アクセスリスト内のすべてのユーザーが、インポートされたすべてのサブワークフローにアクセスできることを確認してください。
- 実行の失敗: インポートされた サブワークフローにアクセスできないユーザーがワークフローを実行すると、実行が失敗し、オーナーにアクセスをリクエストするメッセージが表示されます。
共有の上限
ワークフローを共有する場合、次の上限が適用されます。
最大 1,500 個の個別アカウント: Workflow Builder は、基盤となる Google Cloud IAM 許可ポリシーを使用してエージェントのアクセスを管理します。このポリシーでは、ポリシーごとに 1,500 人のメンバーの上限が適用されます。1,500 個を超える個々のユーザー アカウントとエージェントを共有すると、次のエラーが発生してオペレーションが失敗します。
The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.グループを使用して大規模に共有する: Google グループまたは Workspace グループは、1,500 人のメンバーのポリシー上限に対して 1 人のメンバーとしてカウントされます。組織内の数百人または数千人の同僚とエージェントを共有する必要がある場合は、アプリ管理者にグループ共有を有効にしてもらい、個々のユーザー アカウントではなくグループのメールアドレス（
support-team@example.comなど）を入力してください。
システム制約の一覧については、Workflow Builder の割り当てと上限をご覧ください。
考慮事項
ワークフローのオーナーが新しいバージョンを有効にするか、ワークフローのライブ バージョンを更新すると、共有ユーザーは以降の実行で新しいライブ バージョンを自動的に実行します。
ワークフローが無効または一時停止されている場合、Workflow Builder キャンバスはレンダリングされず、共有ユーザーはワークフローを実行できませんが、[実行] ギャラリーで過去の実行履歴とセッションログを表示できます。ワークフローの共有が解除、無効化、削除されると、共有ユーザーは過去の実行履歴やセッションログを含むすべてのアクセス権を失います。
外部データを変更するアクションには、自分に送信するメールやカレンダーの予定を除き、人間参加型（HITL）の承認が必要です。
アプリ管理者は、 コンソール Google Cloud で共有ワークフローのオーナー権限を別のユーザーまたは自分自身に譲渡できます。ワークフローにスケジュール トリガーまたはイベント トリガーがある場合、譲渡オペレーションでは、それらが無効なスケジュールまたはイベントとしてマークされます。新しいオーナーは、エージェントを使用する前にそれらを有効にする必要があります。詳細については、エージェントのオーナー権限 を譲渡するをご覧ください。
次のステップ
- ワークフローを作成する方法を確認する 。
- ワークフローを 編集する方法を確認する。
- ワークフローのバージョンを 管理する方法を確認する。
- ワークフローの実行を モニタリングする方法を確認する。
- Workflow Builder の割り当てと上限を確認する。