レポートの自動配信をスケジュール設定する

配信のスケジュールを設定して、データポータル レポートの PDF 版を自分および関係者に定期的に配信できるようになりました。PDF には、元のレポートに戻るリンクを含めることができます。

データポータルで配信スケジュールを作成する

データポータルの新しいメール配信スケジュールを作成する手順は次のとおりです。

1. スケジュールを設定するレポートを表示します。
2. [共有] をクリックし、[配信のスケジュール] を選択します。
   [スケジュールを作成] ダイアログが表示されます。
3. （省略可）受信者のリストを入力します。お客様ご自身は常に受信者のリストに含まれます。
4. （省略可）含めるレポートページを選択します。
5. レポートの送信を開始する日時を設定します。
6. [繰り返し] オプションを使用して、配信頻度を設定します。
   毎週火曜日と木曜日、または隔週で金曜日など、レポートを送信するスケジュールをカスタマイズするには、[カスタム] を選択します。
7. [スケジュール] をクリックします。

データポータル Pro で配信スケジュールを作成する

データポータル Pro をご利用の場合は、新しいメール配信スケジュールを作成する手順は次のとおりです。

1. スケジュールを設定するレポートを表示します。
2. [共有] をクリックし、[配信のスケジュール] を選択します。このレポートのスケジュールを初めて作成する場合は、表示されるダイアログで [スケジュールを追加] をクリックします。
   [スケジュールを作成] ダイアログが表示されます。
3. [宛先] 欄で [メール] を選択します。
4. （省略可）受信者のリストを入力します。お客様ご自身は常に受信者のリストに含まれます。
   注: データポータル Pro の管理者は、許可される受信者を制限できます。制限付きの受信者を入力した場合、データポータルでは、その受信者を削除するまでエラー メッセージが表示されます。
5. （省略可）カスタマイズした件名と本文を入力します。
   • [自分が所有] フォルダ内のレポートについては、件名とメッセージをカスタマイズできません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。
6. （省略可）含めるレポートページを選択します。
7. レポートの送信を開始する日時を設定します。
8. [繰り返し] オプションを使用して、配信頻度を設定します。
   毎週火曜日と木曜日、または隔週で金曜日など、レポートを送信するスケジュールをカスタマイズするには、[カスタム] を選択します。
9. [スケジュール] をクリックします。

送信日時を設定したメールの配信の仕組み

送信日時を設定したメール配信では、レポートの PDF ファイルが添付されたメールを定期的に送信できます。メールには、レポートの最初のページのプレビューと、レポート全体を表示するためのリンクも含まれます。個々のメールアドレスまたはグループのメール エイリアスを入力して、他の受信者を含めることができます。

詳しくは、PDF のダウンロード オプションをご覧ください。PDF をダウンロードするオプションは、PDF をスケジュールするオプションと同じです。

スケジュールのフィルタを変更する

PDF 版のレポートでは、デフォルトでレポートのデフォルトのフィルタ オプション設定と期間のプロパティが使用されます。

スケジュールのフィルタ オプションの値を変更するには、スケジュールを編集し、[フィルタ] タブを選択します。このタブを選択すると、レポートのすべてのフィルタ オプションと期間が表示されます。フィルタ オプションの値はすべて変更できますが、フィルタ オプションの追加や削除はできません。

レポートでフィルタのデフォルト値を変更しても、レポートのスケジュールのフィルタ値には影響しません。ただし、レポートからフィルタを削除すると、レポートのすべてのスケジュールからそのフィルタが削除されます。

スケジュールを編集する

1. スケジュールを再設定するレポートを表示します。
2. 右上の [共有] を選択し、[配信のスケジュール] を選択します。
3. （データポータル Pro ユーザーの場合）既存のスケジュールを選択します。
4. その他アイコン をクリックします。
5. [編集] を選択します。
6. 新しいスケジュールの詳細を入力します。
7. [保存] をクリックします。

スケジュールを停止または削除する

スケジュールはデフォルトで有効になっています。レポートの自動配信を停止するには、以下の手順でスケジュールを一時停止または削除できます。

1. レポートを表示します。
2. 右上にある [共有] をクリックし、[配信のスケジュール] を選択します。
3. （データポータル Pro ユーザーの場合）既存のスケジュールを選択します。
4. その他アイコン をクリックします。
   • データポータル Pro をご利用の場合、[有効] スイッチを [無効] に切り替えることで、スケジュールを一時停止できます。
   • スケジュールを削除するには、[スケジュールを削除] をクリックします。

スケジュール設定されたレポートをすぐに送信する（Pro 機能）

データポータル Pro をご利用の場合は、スケジュール設定されたレポートを直ちに送信する手順は次のとおりです。

1. レポートを表示します。
2. 右上にある [共有] をクリックし、[配信のスケジュール] を選択します。
3. 既存のスケジュールを選択します。
4. [今すぐ送信] をクリックします。

Google Chat の配信スケジュールを作成する（Pro 機能）

データポータル Pro をご利用の場合は、個々のユーザーと Chat スペースにレポートを送信できます。手順は以下のとおりです。

1. スケジュールを設定するレポートを表示します。
2. 右上の [共有] を選択し、[配信のスケジュール] を選択します。
3. （データポータル Pro ユーザーの場合）[宛先] フィールドで [Google Chat] を選択します。

4. （省略可）受信者のリストを入力します。

5. カスタマイズした件名と本文を入力します。

   • [自分が所有] フォルダ内のレポートについては、件名とメッセージをカスタマイズできません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。

6. （省略可）含めるレポートページを選択します。

7. レポートの送信を開始する日時を設定します。

8. 配信頻度を設定します。

9. [保存] をクリックします。

メールのスケジュールと同様に、Chat スケジュールにもフィルタを適用できます。

スケジュール設定された Google Chat の配信の仕組み

スケジュール設定された Google Chat の配信では、受信者のユーザーまたはスペースにメッセージが投稿されます。このメッセージは、スケジュールの送信者の Google Chat アカウントから投稿されます。メッセージには以下の要素が含まれています。

• レポートの PDF ファイル
• [データポータルで表示] リンク
• スケジュールからユーザーまたはスペースの登録を解除する [登録解除]リンク

Slack の配信スケジュールを作成する（Pro 機能）

データポータル Pro をご利用の場合は、次の手順で Slack ユーザーと Slack チャンネルにレポートを送信できます。

1. スケジュールを設定するレポートを表示します。
2. 右上の [共有] を選択し、[ 配信のスケジュール] を選択します。
3. [宛先] 欄で [Slack] を選択します。
4. 管理者がデータポータルに複数の Slack ワークスペースを接続している場合は、ワークスペースを選択します。
5. プロンプトが表示されたら、[Slack でログイン] をクリックします。

6. [送信先] フィールドで、[チャンネル]、[ユーザー]、[手動 ID] のいずれかを選択します。

   手動 ID を確認する手順は次のとおりです。

   1. ウェブブラウザで Slack を開き、選択したチャンネルに移動します。
   2. ブラウザのアドレスバーに表示されている URL を確認します。
   3. チャンネル ID またはユーザー ID は、URL に表示される長い英数字の文字列です。通常は /client/{workspace-id}/ の後に続き、公開チャンネルの場合は「C」、非公開チャンネルの場合は「G」、ユーザーの場合は「D」で始まります。たとえば、URL は https://your-workspace.slack.com/client/T0123456789/C01ABCD1234 のようになります。ここで、C01ABCD1234 はチャンネル ID です。
   4. Slack モバイルアプリを使用している場合は、チャンネルまたはユーザー名を長押ししてリンクをコピーし、リンクの最後のセグメントを抽出します。これは、前の手順で説明した ID 形式に似ています。
   5. [手動 ID] フィールドにチャンネル ID またはユーザー ID を入力します。

7. [送信先] フィールドで [チャンネル] または [ユーザー] を選択した場合は、次にチャンネルまたはユーザーのリストを入力します。

   • 1 つのスケジュールに複数のチャンネルまたは複数のユーザーを追加できますが、チャンネルとユーザーを混在させることはできません。

8. （省略可）レポートに添えるカスタム メッセージを入力します。

   • [自分が所有] フォルダ内のレポートにはカスタム メッセージを設定できません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。

9. （省略可）含めるレポートページを選択します。

10. レポートの送信を開始する日時を設定します。

11. 配信頻度を設定します。

12. （省略可）[今すぐ送信] をクリックして、Slack 配信をすぐに送信します。

13. [保存] をクリックしてスケジュールを保存します。

メールのスケジュールと同様に、Slack スケジュールにもフィルタを適用できます。

スケジュール設定された Slack 配信の仕組み

スケジュール設定された Slack の配信では、受信者のユーザーまたはチャンネルにメッセージが投稿されます。このメッセージは、スケジュールの送信者の Slack アカウントから投稿されます。メッセージには以下の要素が含まれています。

• レポートの PDF ファイル
• [データポータルで表示] リンク

複数のスケジュールを追加する（Pro 機能）

データポータル Pro をご利用の場合は、複数のスケジュールをレポートに追加できます。

1. 右上の [共有] を選択し、[配信のスケジュール] を選択します。
   • レポートにスケジュールが設定されていない場合は、スケジュールを作成するよう求められます。
   • レポートにスケジュールが 1 つ以上設定されている場合、データポータルにこのレポートのすべてのスケジュールのリストが表示されます。
2. [スケジュールを追加] をクリックします。

各レポートにはスケジュールを 200 件まで設定できます。レポートのオーナーまたは編集者であるユーザーは、レポートのスケジュールを追加または編集できます。[有効] スイッチの切り替えなど、最後にスケジュールを編集したユーザーが、そのスケジュールの送信者となります。

受信者のメールアドレスでフィルタする（Pro 機能）

データポータル Pro をご利用の場合は、メールで配信されたスケジュール設定レポートのデータをカスタマイズできます。この機能を使うには、まずパーソナライズするレポートのデータソースごとにメールアドレス フィールドを指定する必要があります。その後、スケジュールを作成または編集する際に、[配信されたレポートデータを受信者のメールアドレスでフィルタする] オプションが表示されます。

上限とトラブルシューティング

以降のセクションでは、スケジュール設定されたメール配信に関する制限事項と、一般的なトラブルシューティングの手順について説明します。

送信日時を設定したメール配信の割り当て

データポータルでは、ユーザーが 1 日または 1 か月に送信できるスケジュール設定されたメールの宛先数が制限されています。

データポータル Pro をご利用の場合は、このような割り当ては適用されません。組織で Google Workspace を使用している場合、割り当ては高くなります。詳しくは、以下の表をご覧ください。

アカウントの種類	個人	Google Workspace	データポータル Pro
1 日のメール送信数の上限	200	500	無制限
1 か月あたりのメールの上限	800	3000	無制限

割り当てに関する次の制限事項に注意してください。

• いずれかの割り当てを超過すると、アカウントからのメールは送信されなくなります。
• 各割り当てに対する進捗状況を確認することはできません。
• [自分が所有] フォルダ内のレポートはすべて個人用レポートと見なされ、割り当ての対象となります。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。

送信日時を設定したメールの配信に関する制限事項

送信日時を設定したメール配信には次の制限があります。

• 受信者アドレスは 50 件まで指定できます。
• スケジュールの作成者を宛先に含める必要があります。追加の受信者は必要に応じて設定できます。
• 送信日時を設定したメールには、レポートのプレビューとして最大 5 ページを含めることができます。添付された PDF には、選択したすべてのページが含まれます。
• 配信スケジュールは、オペレーティング システムのタイムゾーンに基づきます。データポータル内でこれを変更することはできません。
• スケジュールの編集では、レポートにまだ存在しないフィルタを追加したり、レポートからフィルタを削除したりすることはできません。
• 無効なスケジュールのテストを編集または送信することはできません。
• デフォルトでは、送信日時を設定したメール配信は、VPC Service Controls で IP ベースのアクセスレベルを使用して保護されているデータでは機能しません。これは、スケジュールされたメールを生成する自動オフライン プロセスが特定のユーザーの IP アドレスから発信されないためです。回避策については、VPC Service Controls の上限をご覧ください。
• データポータルは、件名フィールドとメッセージ フィールドで不適切な可能性のあるコンテンツをチェックします。不適切なコンテンツが検出された場合は、スケジュールの作成や更新ができないことがあります。
• データポータル Pro をご利用でない場合、各レポートにはスケジュールを 1 件のみ設定できます。データポータル Pro をご利用の場合は、各レポートにスケジュールを 200 件まで設定できます。
• データポータル Pro をご利用でない場合、スケジュールを設定できる最大頻度は 1 日 1 回です。データポータル Pro をご利用の場合は、1 時間に 1 回までスケジュールを送信できます。
• レポートでスケジュールを複数作成できるのは、レポートのオーナーがデータポータル プロを利用している場合に限られます。
• [今すぐ送信] を選択できるのは、データポータル Pro をご利用の場合のみです。また、[自分が所有] フォルダにあるレポートは、すぐに送信することはできません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。
• 件名とメッセージをカスタマイズできるのは、データポータル Pro をご利用の場合のみです。また、[自分が所有] フォルダ内のレポートについては、件名とメッセージをカスタマイズすることはできません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。
• レポートにインライン プレビューが表示されるのは、データポータル Pro をご利用の場合のみです。また、[自分が所有] フォルダ内のレポートではインライン プレビューは表示されません。この制限を解除するには、レポートをデータポータル Pro にアップグレードします。
• データポータル Pro からデータポータルにダウングレードした場合、各レポート向けに作成された最も古いメール スケジュールは引き続き有効となり、そのレポートのその他のスケジュールは無効になります。

スケジュール設定された Google Chat の配信に関する制限事項

スケジュール設定された Google Chat の配信には次の制限があります。

• Chat を使って配信をスケジュールするには、データポータル Pro のユーザーである必要があります。
• スケジュールを設定するレポートのオーナーまたは編集者である必要があります。
• レポートのスケジュールを設定できるのは、自分がメンバーである Google Chat スペースに限られます。
• レポートのスケジュールを設定できるのは、組織のメンバーである Google Chat ユーザーに限られます。
• Google Chat を使用する場合、最大で 10 人のユーザーと 10 個の Chat スペースに対して配信のスケジュールを設定できます。さらに多くの受信者に送信するには、追加のスケジュールを作成してください。
• Google Chat でレポートを配信する際、受信者のメールアドレスでフィルタすることはできません。

スケジュール設定された Slack 配信に関する制限事項

Slack の配信スケジュールには次の制限があります。

• Slack を使って配信をスケジュールするには、データポータル Pro のユーザーである必要があります。
• スケジュールを設定するレポートのオーナーまたは編集者である必要があります。
• レポートのスケジュールを設定できるのは、自分がメンバーである Slack チャンネルに限られます。
• 1 つのレポートに対して、最大 5 つの Slack チャンネルまたは 10 人の Slack ユーザーに Slack を使用して配信のスケジュールを設定できます。さらに多くの受信者に送信するには、追加のスケジュールを作成してください。
• Slack でレポートを配信する際、受信者のメールアドレスでフィルタすることはできません。スケジュール設定された配信のすべての受信者に、同じバージョンのレポートが届きます。
• 1 つのスケジュールに複数の Slack チャンネルまたは複数の Slack ユーザーを追加することはできますが、チャンネルとユーザーを混在させることはできません。

VPC Service Controls の上限

レポートが、IP ベースのアクセスレベルで VPC Service Controls（VPC-SC）境界によって保護されている BigQuery データソースに接続されている場合、送信日時を設定したメールの配信が失敗することがあります。

• 現象: スケジュール設定されたメールに、インライン画像や PDF 添付ファイルが含まれず、レポートへのリンクのみが含まれている。メールの本文または添付ファイルに、「組織の VPC Service Controls では、このコンポーネントで使用されているデータセットへのアクセスを禁止しています」というエラーが表示されることがあります。
• 原因: スケジュール設定されたメールを生成する自動オフライン プロセスは、特定のエンドユーザーの IP アドレスから発信されないため、IP ベースのアクセスレベルの制限を満たすことができません。
• 回避策: VPC Service Controls で保護されているデータソースの送信日時を設定したメール配信をスケジュール設定するには、次のいずれかの回避策を使用します。
  • サービス アカウントの認証情報を使用する（推奨）: アセットレベルのデータの認証情報（オーナーの認証情報または閲覧者の認証情報）ではなく、サービス アカウントを使用するように BigQuery データソースを構成します。サービス アカウントはエンドユーザーの IP アドレスではなく ID を使用して認証するため、自動配信機能は VPC Service Controls の境界内で確実に動作します。
  • ID ベースのアクセスレベルを構成する: レポートをスケジュール設定するユーザーの Google アカウント（メールアドレス）を含めるように、アクセスレベルを作成または変更します。BigQuery の境界チェックをバイパスする除外アクセスレベルにスケジューリング ユーザーの ID を追加すると、オフライン レンダリング サービスがデータにアクセスできるようになります。

予約配信のエラーのトラブルシューティング

以降のセクションでは、レポートの配信をスケジュール設定する際に発生する可能性のある一般的なエラーについて説明します。

レポートがデータポータル Pro 組織に属していないため、レポートでのスケジュールの作成が無効になっています

このエラーは、レポートがデータポータル Pro のコンテンツ管理領域にないことを示します。スケジュール設定などのデータポータル Pro の機能を使用するには、アセットがチーム ワークスペースまたはサンドボックス内にある必要があります。

この問題を解決するには、レポートと関連するデータソースをチーム ワークスペースまたは個人用サンドボックスに移動します。

このレポートの所有者にはデータポータル Pro の有効なサブスクリプションがないため、スケジュール設定機能は制限されています

このエラーは、以下のいずれかの理由で発生した可能性があります。

• レポートの場所: レポートは [自分が所有] セクションにある可能性があります。データポータル Pro の機能を使用するには、レポートがチーム ワークスペースまたはサンドボックスに存在する必要があります。

  この問題を解決するには、レポートとそのデータソースをチーム ワークスペースまたはサンドボックスに移動します。

• サブスクリプションまたはライセンスの反映の遅延: 組織が最近データポータル Pro にアップグレードした場合や、ユーザー ライセンスが割り当てられたばかりの場合、これらの変更が完全に反映されるまでに 24 時間ほどかかることがあります。

  この問題を解決するには、レポートが Pro ワークスペースにあることを確認します。サブスクリプションまたはライセンスの変更が最近行われた場合は、最大 24 時間お待ちください。レポートの所有者に、管理者が割り当てた有効なデータポータル Pro ライセンスがあることを確認します。

Google Chat へのスケジュール設定された配信が「failed」または「not_member_of_space_error」で失敗する

このエラーは、以下のいずれかの理由で発生した可能性があります。

• スケジュールのオーナーが非アクティブであるか、権限を失っている: スケジュールは、最後にスケジュールを保存したユーザーの認証情報と権限を使用して実行されます。そのユーザーのアカウントが無効になった場合（組織を離れた場合など）、またはレポートやデータに必要な権限を失った場合、スケジュールは失敗します。

  この問題を解決するには、レポートの編集権限を持つアクティブ ユーザーがスケジュールを引き継ぐ必要があります。

  1. データポータルでレポートを開きます。
  2. [共有] をクリックし、[配信のスケジュール] を選択します。
  3. 失敗したスケジュールを見つけます。
  4. [その他] をクリックし、[編集] を選択します。
  5. 設定を確認して、[保存] をクリックします。このアクションにより、現在のユーザーとして実行するようにスケジュールが更新されます。
  6. または、古いスケジュールを削除して新しいスケジュールを作成します。
  7. スケジュールを保存するユーザーが、レポートとすべての基盤となるデータソースへの必要なアクセス権を保持していることを確認します。

レポートが配信されない場合

設定したスケジュールどおりにレポートが配信されない場合は、次のいずれかの問題が発生している可能性があります。

• ダウンロードしたレポートにエラーが含まれている場合、レポートは送信されません。レポートが手動で正常にダウンロードできることを確認してください。
• データポータル Pro をご利用の場合、管理者は、コンテンツの送信先として指定できる受信者を制限できます。制限付きの受信者がスケジュールに 1 人以上含まれている場合、スケジュール設定されたそのレポートは送信されず、Data Studio の [スケジュールを見る] ダイアログにエラーが表示され、スケジュールを最後に編集したユーザーに警告メールが送信されます。配信のスケジュール設定を再開するには、制限付きの受信者を削除してください。

スケジュール設定済みレポートでは常に米国英語の形式が使用される

レポートの配信をスケジュール設定すると、Google アカウントが別の言語に設定されていても、レポートの内容（数値、通貨、日付など）は米国英語の形式で表示されます。

スケジュールされたレポートの個々のグラフにシステムエラーが表示される

大規模または複雑なレポートでは、個々のグラフに一般的な「システムエラー」が表示されることがあります。このエラーは、自動エクスポート プロセスがタイムアウトした場合に発生します。スケジュール設定されたメールがすべてのグラフを正しくレンダリングして届くようにするには、次の方法を試してください。

• レポートを分割する: レポートを 2 つ以上の小さなレポートに分割します。
• スケジュールをずらす: 小規模なレポートの配信時間を 30 分以上ずらして設定します。これにより、スケジューリング システムがジョブ間でリソースを更新するためのバッファが提供されます。

関連資料

• メールアドレスでフィルタする
• データポータル ユーザーのスケジュール設定権限を設定する